訪問介護の初回加算｜算定できる場合と記録
目次
新しい利用者のサービスが始まった。サービス提供責任者が初回に同行して、様子を見て、計画を作った。そこまでやっているのに、初回加算を取っていない事業所があります。逆に、取ってはいるが同行した記録が残っていない事業所もあります。
この記事では、訪問介護の初回加算を、算定できる場合・同行の扱い・記録の3つに分けて整理します。取り漏らしと、説明できない算定の両方を防ぐことを中心に書きます。
結論：新規の計画と、サ責が関わったかの2つ
訪問介護の初回加算とは、新しく訪問介護計画を作った利用者について、サービス提供責任者が初回のサービスに関わった月に算定する加算です。単位数は月200単位です。
条件は2つに分かれます。
1つ目は、新規に訪問介護計画を作っていることです。
2つ目は、サービス提供責任者が、初回の訪問を自分で行うか、訪問介護員に同行していることです。
ポイントはここです。どちらか片方では足りません。計画を作っただけ、あるいは同行しただけでは算定できません。
算定するのは、初回のサービスを行った日の属する月です。月をまたいで同行した場合の扱いは、次の節で書きます。
「新規」に当てはまる3つ
新規というのは、はじめて契約した方だけを指すわけではありません。一般には次の3つが当てはまります。
1つ目は、はじめて利用する方です。
2つ目は、2か月以上サービスの提供が無かった方です。しばらく利用が空いた後に再開した場合。
3つ目は、要支援から要介護に変わった方など、区分が変わって計画を作り直した場合です。
2つ目が取り漏らしの原因になります。入院していた方が退院して再開するとき、そのまま前の計画で動かしてしまうと算定できません。空いた期間を確かめて、計画を作り直すかどうかを決めるのが先です。
3つ目の扱いは自治体によって説明に幅があります。区分が変わったときの初回加算については、所轄の指定権者（都道府県または市町村）に確かめてください。
サ責の関わり方は2通り
サービス提供責任者の関わり方は2通りあります。
1つ目は、サ責が自分で初回のサービスを行う形です。ヘルパーとして訪問して、そのまま介護を提供します。
2つ目は、ヘルパーの訪問に同行する形です。サ責が同行して、様子を見ます。
2つ目のほうが多い形です。同行した場合は、同行したことが分かる記録が要ります。ここが抜けやすいところです。
同行は、初回の訪問そのものでなくても、初回の属する月のうちにサ責が訪問していれば算定できる形になっています。初回に行けなかった場合でも、その月のうちに訪問して記録を残せば間に合います。
初回の訪問で見ておくこと
初回加算は、サ責が現場を見るための加算と考えると分かりやすくなります。見ておくと後が楽になるのが5つです。
1つ目は、家までの道と入口です。駐車できる場所、階段、手すりの位置。
2つ目は、家の中の動線です。トイレ、浴室、寝床までの距離と段差。
3つ目は、本人の実際の動きです。説明で聞いていた状態と、目の前の状態は違うことがあります。
4つ目は、家族の関わり方です。誰が、どの時間帯にいるか。
5つ目は、物の場所です。掃除の道具、着替え、薬。ヘルパーが毎回探す時間が、ここで決まります。
5つ目は、いちばん現場の役に立ちます。初回に物の場所を決めて記録に残しておくと、次から入る職員が迷いません。
見たことは、その日のうちに書きます。翌日になると、部屋の細かい様子は思い出せません。
記録に残す5つ
初回加算の記録に残すのは5つです。
1つ目は、新規に計画を作った日です。
2つ目は、初回のサービスを行った日です。
3つ目は、サ責が関わった日と関わり方です。自分で行ったか、同行したか。
4つ目は、同行したサ責の氏名です。
5つ目は、その日に見たことです。自宅の様子、本人の状態、気づいたこと。
3つ目と4つ目が抜けます。サービス提供記録がヘルパーの名前だけで終わっていて、サ責が同行したことがどこにも書かれていない、という形です。
防ぎ方は簡単です。サービス提供記録に「同行者」の欄を1つ足します。新しい様式を作る必要はありません。
5つ目は、次の計画の見直しに効きます。初回に見た自宅の状況は、後から思い出せません。
よくある取り漏らし
算定できるのに取っていない形が3つあります。
1つ目は、2か月以上空いた再開です。前の計画のまま再開してしまう。
2つ目は、サ責が同行したのに記録が無い場合です。実際には要件を満たしているのに、説明できないので算定を見送る。
3つ目は、月をまたいだ場合です。初回の訪問が月末で、サ責の同行が翌月になった。この場合の扱いを確かめずに、算定しないまま終わる。
1つ目がいちばん多い形です。再開の連絡が来たときに、最後にサービスを提供した日を確かめる手順を入れてください。2か月以上空いていれば、計画を作り直して初回加算の対象になります。
3つ目は、事前に窓口の考え方を聞いておくと迷いません。月末の新規が出てから慌てるより、先に確かめておくほうが早く済みます。
2か月以上空いたかを、どう確かめるか
取り漏らしのいちばん多い形が、2か月以上空いた再開です。確かめ方を手順にしておきます。
見るのは3つです。
1つ目は、最後にサービスを提供した日です。実績の記録から拾います。請求の控えでも分かります。
2つ目は、空いた理由です。入院、家族の介護、本人の都合。理由によって、状態が変わっている度合いが違います。
3つ目は、今の状態です。空いている間に、できることが変わっていることがあります。
1つ目を、再開の連絡を受けた人が必ず見る形にしてください。電話を受けた事務の職員が、その場で実績を開けば数秒で分かります。
2か月以上空いていれば、計画を作り直します。作り直した計画に同意をもらい、サ責が初回に関わる。この流れで初回加算の対象になります。
空きが2か月に足りない場合でも、状態が変わっていれば計画の見直しは要ります。加算が取れるかどうかと、計画を直すかどうかは別の判断です。
サ責が訪問する時間をどう作るか
初回加算を取り逃がす理由の多くは、サ責の時間が空かないことです。サ責は調整や計画の作成で埋まっています。
作り方は3つあります。
1つ目は、新規の予定が決まった時点で押さえることです。契約の日が決まったら、その週にサ責の訪問枠を入れます。
2つ目は、初回でなくてもよいと知っておくことです。初回の属する月のうちに訪問すれば間に合います。初回に行けないから算定しない、と決めてしまうのが取り逃がしの原因です。
3つ目は、同行の時間を短く設計することです。全部の時間に付き添う必要はありません。
2つ目を職員に伝えておいてください。ここを知らないまま運用している事業所が多くあります。
サ責が複数いる事業所では、新規の担当を回り持ちにする形もあります。特定の人に寄せると、その人の予定で算定が決まってしまいます。
契約から初回までの段取り
初回加算を確実に取るには、契約から初回の訪問までの流れを決めておくのが近道です。
段取りは4段です。
1つ目は、契約と重要事項の説明です。
2つ目は、アセスメントです。自宅を訪問して状況を確かめます。
3つ目は、訪問介護計画の作成と同意です。利用者の同意を得た日を残します。
4つ目は、初回の訪問とサ責の関わりです。自分で行うか、同行します。
3つ目の同意の日付が、初回のサービスの日より後にならないようにします。計画に同意していない状態でサービスを始めた形になってしまいます。
この4段を1枚のチェック表にしておくと、担当が替わっても流れが変わりません。初回加算の算定の可否も、その表の中で判断できます。
同意と記録の日付をそろえる
初回のまわりでいちばん指摘されるのが、日付の順番です。
正しい順番は、アセスメント、計画の作成、同意、サービスの開始です。同意の日がサービスの開始より後になっている書類が、実際によく見つかります。
起きる理由は2つあります。
1つ目は、先にサービスを始めてしまう場合です。急ぎの依頼で、計画が間に合わないまま入ってしまう。
2つ目は、同意の日付を書き忘れて、後から書き足す場合です。書き足すときに、その日の日付を入れてしまう。
2つ目は、その場で1行書けば防げます。同意をもらったら、日付と署名をその場でそろえます。
急ぎの依頼が入ったときは、簡単な計画を先に作って同意をもらい、後で詳しくする形にします。計画が無い状態で始めるよりも説明できます。
まとめ
訪問介護の初回加算は、月200単位です。条件は2つで、新規に訪問介護計画を作っていることと、サービス提供責任者が初回のサービスに関わっていることです。
新規に当たるのは、はじめての方だけではありません。2か月以上サービスが空いた方も対象になります。ここが取り漏らしのいちばん多い形です。
サ責の関わり方は、自分で行う形と同行する形の2通りです。同行の場合は、同行したことが分かる記録が要ります。サービス提供記録に「同行者」の欄を1つ足せば済みます。
月をまたいだ場合の扱いと、区分が変わったときの扱いは、自治体によって説明に幅があります。先に所轄の指定権者に確かめて、手順書に残しておいてください。
よくある質問
Q. 訪問介護の初回加算はいくらですか。 A. 月200単位です。利用者1人につき、その月に1回の算定です。
Q. 誰が関わればよいですか。 A. サービス提供責任者です。自分で初回のサービスを行うか、訪問介護員に同行します。
Q. ヘルパーだけで訪問した場合は。 A. サ責が関わっていないので算定できません。ただし、初回の属する月のうちにサ責が訪問すれば間に合う形になっています。
Q. 2か月以上空いた方も新規ですか。 A. 新規の扱いになるとされています。最後にサービスを提供した日を確かめてから判断してください。
Q. 要支援から要介護に変わった場合は。 A. 計画を作り直す形になります。扱いは自治体によって説明に幅があるので、所轄の指定権者に確かめてください。
Q. 同じ月に複数の利用者が新規になりました。 A. 利用者ごとに算定します。人数分の記録がそろっているかを確かめてください。
Q. 初回の訪問が月末で、同行が翌月になりました。 A. 月をまたいだ場合の扱いは窓口に確かめてください。先に聞いておくと、月末の新規が出たときに迷いません。
Q. 記録には何を書きますか。 A. 計画を作った日、初回のサービスの日、サ責が関わった日と関わり方、サ責の氏名、その日に見たことの5つです。
Q. 同行したことはどこに書きますか。 A. サービス提供記録に「同行者」の欄を1つ足すのが早いです。新しい様式を作る必要はありません。
Q. サ責が2人で同行しました。 A. 両方の氏名を書いて構いません。算定は利用者ごとに1回です。
Q. 計画の同意はいつ取りますか。 A. サービスを始める前です。同意の日付が初回のサービスの日より後にならないようにしてください。
Q. 届出は必要ですか。 A. 体制の届出が要るかは自治体の案内で確かめてください。算定を始める前に確かめておくと安全です。
Q. 初回加算と緊急時訪問介護加算は同じ月に取れますか。 A. それぞれ要件が違うので、両方の条件を満たせば別に算定します。記録もそれぞれ分けて残してください。
Q. 契約の日と初回の訪問の日が離れています。 A. 問題ありません。算定するのは初回のサービスを行った日の属する月です。契約の日ではありません。
Q. 実地指導では何を見られますか。 A. 新規に作った計画、同意の記録、サ責が関わった記録の3つです。この3つが同じつづりから出てくると説明が早く終わります。
Q. 取り漏らしを防ぐ方法はありますか。 A. 契約から初回までの流れをチェック表にしてください。再開の連絡が来たときに、最後の提供日を確かめる欄を入れておくと、2か月以上空いた方を拾えます。
Q. 初回の訪問で何を見ればよいですか。 A. 入口までの道、家の中の動線、本人の実際の動き、家族の関わり方、物の場所の5つです。物の場所を決めて記録に残すと、次から入る職員が迷いません。
Q. サ責が同行する時間は長く取る必要がありますか。 A. 全部の時間に付き添う必要はありません。短くても、訪問して様子を見た記録があれば足ります。
Q. 再開の連絡は誰が受けますか。 A. 事務の職員が受けることが多いはずです。電話を受けた人がその場で最後の提供日を見る手順にすると、取り漏らしが減ります。
Q. 空きが1か月半でした。 A. 2か月に足りないので初回加算の対象にはなりません。ただし状態が変わっていれば計画の見直しは要ります。加算と計画の見直しは別の判断です。
Q. サ責が不在がちで同行できません。 A. 初回の属する月のうちに訪問できれば間に合います。新規の予定が決まった時点で、サ責の訪問の日を先に押さえてください。