介護の研修記録｜義務の研修を一覧にして回す
目次
研修は年に何度かやっている。ところが「どの研修が義務で、年に何回必要か」と聞かれると、すぐには出てきません。実地指導の前に一覧を作り始めて、足りていないことに気づく。よくある形です。
この記事では、介護の研修記録を、義務の研修の一覧・記録に残すこと・年間の計画の3つに分けて整理します。読み終えたときに、自社の1年を組める状態を目指します。
結論：義務の研修は複数あり、回数もそれぞれ違う
介護の研修記録とは、職員に対して行った研修の内容と参加者を残す記録のことです。
介護保険の運営基準では、いくつかの分野について研修を行うことが求められています。分野ごとに回数が違い、採用時の実施が求められるものもあります。
ポイントはここです。まとめて「年2回の研修」ではありません。分野ごとに定められているため、一覧にしないと抜けます。
自社が該当する分野は、サービスの種類によって変わります。所管の自治体の案内で確かめて、一覧を作るのが最初の作業です。
義務の研修を一覧にする
よく挙がる分野を並べます。自社に該当するものを選びます。
身体拘束適正化。定期と、新規採用時。
高齢者虐待防止。定期と、新規採用時。
感染症対策。定期と、新規採用時。訓練も別に求められます。
業務継続計画（BCP）。定期。訓練も別に求められます。
事故発生の防止。定期と、新規採用時。
認知症介護。サービスの種類によって求められる形があります。
「定期」と「採用時」の両方が求められるものが多くあります。定期だけを回していると、途中で入った人が受けていない状態になります。
訓練が別に求められるもの（感染症、業務継続計画）は、研修と混ぜて記録すると片方が抜けます。
記録に残すこと
研修の記録に残すのは6つです。
実施した日時。
実施の方法。集合、オンライン、資料の配付、録画の視聴。
内容。何を扱ったか。
講師。社内か外部か、氏名。
参加者。氏名。人数だけだと誰が受けたか分かりません。
参加できなかった人への対応。いつ、どう補ったか。
抜けやすいのは、最後の2つです。参加者の氏名が無いと、全員に行き渡ったことを示せません。
資料も一緒に綴じます。何を伝えたかが後から分かる形にしておきます。
年間の計画を作る
思い出したときにやる形だと、回数が足りなくなります。年度の初めに計画を作ります。
書くのは5つです。
実施の月。他の行事と重ならないように。
分野。義務の研修の一覧から。
内容。その回で扱うこと。
担当者。準備と進行。
方法。集合かオンラインか。
委員会と同じ日に続けて行う形にすると、集まる回数が減ります。委員会のあとに30分の研修、という組み方があります。
採用時の研修は、計画に人数の見込みを入れておきます。採用のたびに個別に行うことになるので、様式と資料を用意しておきます。
全員に行き渡らせる
シフト制の職場では、1回で全員は集まりません。方法が4つあります。
1つ目は、複数回やることです。同じ内容を2回か3回。
2つ目は、録画を使うことです。撮っておけば、後から見てもらえます。
3つ目は、資料を渡して読んでもらう形です。読んだことを記録に残します。
4つ目は、伝達の研修です。参加した人が、参加できなかった人に伝えます。
どの方法でも、記録に残せば実施として扱える形が一般的です。ただし、内容によっては実際に集まる必要があるものもあります。
年に1回、誰が何を受けたかの一覧を作ります。受けていない人が見つかったら、個別に行います。
中身を形だけにしない
記録は残っているが、内容が毎年同じ。この状態を避ける工夫が3つあります。
1つ目は、自社の事例を使うことです。その年に起きた事故、ヒヤリハット、気になった場面。いちばん残ります。
2つ目は、話し合う形にすることです。資料を読むだけでなく、「これはどうか」と考える時間を入れます。
3つ目は、前回の課題から始めることです。前回の研修で出た疑問を、次の回の冒頭で扱います。
1つ目がいちばん効きます。一般論の資料より、自分たちの現場の話のほうが記憶に残ります。
事例を使うときは、個人が特定されない形に直します。年齢や状況を変える、複数を混ぜる。
外部の研修を使う
外部の研修を受けさせる形もあります。使うときに決めるのは3つです。
1つ目は、義務の研修として数えられるかです。内容が該当する分野を扱っているか。
2つ目は、記録の残し方です。受講の証明、資料。事業所の記録としても残します。
3つ目は、社内への伝達です。受けた人が、社内で伝える機会を作ると、1人の受講が全員に届きます。
外部の研修は、費用と時間がかかります。年間の計画に入れて、予算と日程を確保します。
受講した記録は、個人ごとの一覧にもつなげます。誰がどんな研修を受けてきたかが分かると、次に誰を出すかを決められます。
実地指導で見られるところ
研修について確かめられるのは4つです。
1つ目は、義務の分野について実施しているかです。
2つ目は、回数を満たしているかです。
3つ目は、新規採用時の研修を行っているかです。
4つ目は、記録があるかです。参加者まで分かる形か。
3つ目でつまずく事業所が多くあります。定期の研修は回していても、採用時の分が抜けている形です。
指摘を受けたら、不足している分野を計画に入れ直します。過去にさかのぼって実施することはできないため、今後の計画で示します。
年間の計画を先に立てる
研修の記録が揃わない事業所は、年間の計画を立てていないことが多くあります。その都度決めていると、必ず抜けます。
立て方は4つです。
1つ目は、義務づけられている研修を先に置くことです。虐待防止、身体的拘束の適正化、感染対策、事故防止、認知症ケア、業務継続計画。種別によって必要なものと回数が違うので、所轄の市町村や指定権者に確かめてください。
2つ目は、月に割り振ることです。繁忙期を避けて配置します。
3つ目は、担当者を決めることです。名前を年度の初めに決めます。
4つ目は、対象者を書くことです。全員か、特定の職種か。
4つを1枚の表にして、年度の初めに配ります。この1枚があるだけで、実施率が変わります。
全員に行き渡らせる方法
研修でいちばん難しいのが、全員が受けるという部分です。シフト勤務では、1回で全員は集まりません。
方法は4つあります。
1つ目は、同じ内容を複数回行うことです。日勤帯と夜勤帯で分けます。
2つ目は、録画を用意することです。当日の様子を撮って、見られなかった人に見てもらいます。視聴の記録を残せる形にします。
3つ目は、資料と確認テストを配ることです。読んだだけでは受講の証明になりにくいので、簡単な問いを3つ付けます。
4つ目は、未受講者の一覧を毎月出すことです。誰が残っているかが分かる形にします。
4つ目が効きます。一覧に名前が残っている状態が見えると、本人も担当者も動きます。
記録に残す項目
研修の記録は、あとから確かめられる形にします。写真だけでは足りません。
残すのは5つです。
1つ目は、日時と場所です。
2つ目は、内容です。題名だけでなく、扱った項目を3つ程度書きます。
3つ目は、講師です。外部の場合は所属も書きます。
4つ目は、出席者です。署名か、名簿に印。職種も書いておくと、対象者を満たしているかが分かります。
5つ目は、資料です。配ったものを1部綴じます。
5つが揃っていると、実地指導でその場で示せます。このうち抜けやすいのは資料です。データだけ残して印刷していないと、探すのに時間がかかります。
受けただけで終わらせない
研修は、受けたあとに現場が変わったかまで見ると意味が出ます。
やり方は3つです。
1つ目は、研修の最後に1つだけ決めることです。「明日から、これをやる」を1つ書いてもらいます。
2つ目は、1か月後に確かめることです。やれたかどうかを聞きます。責める形にはしません。
3つ目は、次の研修の冒頭で振り返ることです。前回決めたことがどうなったか。
3つを回すと、研修が現場とつながります。受講の記録だけが積み上がっている状態では、実施したことにはなっても、伝わったことにはなりません。
資料を使い回せる形にする
毎年ゼロから資料を作ると、担当者が替わった年に途切れます。使い回せる形にしておきます。
工夫は3つあります。
1つ目は、1本を10枚以内にすることです。多いと、直すのが億劫になります。
2つ目は、事例の部分だけを差し替え可能にすることです。制度の説明は変わりません。変わるのは事例です。
3つ目は、置き場所を決めることです。共有のフォルダに、研修の名前と年度で並べます。担当者の手元にだけあると、替わった時点で消えます。
3つを守ると、翌年の準備が1時間で終わります。準備に時間がかかることが、実施が遅れる最大の理由です。
まとめ
介護の研修は、分野ごとに定められていて、回数も対象も違います。まとめて「年2回」ではありません。一覧にしないと抜けます。
よく挙がるのは、身体拘束適正化、高齢者虐待防止、感染症対策、業務継続計画、事故発生の防止、認知症介護。「定期」と「採用時」の両方が求められるものが多くあります。
記録に残すのは6つ。抜けやすいのは、参加者の氏名と、参加できなかった人への対応です。
年度の初めに計画を作り、委員会と同じ日に続けて行う形にすると回しやすくなります。自社が該当する分野と回数は、所管の自治体に確かめるのが確実です。
よくある質問
Q. 義務の研修は、どこで調べられますか。 A. 所管の自治体の案内や、運営基準の解釈通知に示されています。サービスの種類によって求められる分野と回数が変わるため、自社の区分で確かめます。一覧を作っておけば、毎年使えます。
Q. 複数の分野をまとめて1回の研修にできますか。 A. 内容がそれぞれ扱われていれば、同じ日に続けて行う形が取られています。ただし、記録は分野ごとに分けて残します。1つの記録にまとめると、どの分野を何回行ったかが分かりません。
Q. 新規採用時の研修は、いつまでに行いますか。 A. できるだけ早い時期に行う形が求められます。実際に介護に入る前に伝えておきたい内容なので、初日か最初の数日に組み込んでいる事業所があります。記録に日付を残します。
Q. 録画を見てもらう形でも実施になりますか。 A. 記録に残せば実施として扱える形が一般的です。ただし、内容によっては実際に動く必要があるもの（訓練など）があります。研修と訓練を分けて考えます。
Q. 参加できなかった人には、どう対応しますか。 A. 後日個別に行う、資料を渡す、録画を見てもらう。どの方法でもかまいませんが、対応した記録を残します。記録が無いと、全員に行き渡ったことを示せません。
Q. 講師は社内の人でもよいですか。 A. 資格の要件が定められているわけではありません。委員会のメンバーや、担当者が務める形が一般的です。持ち回りにすると、講師をする人がいちばん勉強になります。
Q. 資料はどこで手に入りますか。 A. 自治体や事業者団体が公開しているものがあります。自社の指針と、前回の資料があれば作れます。自社の事例を1つ加えると、一般論で終わらない研修になります。
Q. 研修の記録は何年残しますか。 A. 介護保険の記録として、完結の日から2年が国の基準です。条例で5年としている自治体があります。年度ごとにつづりを分け、資料も一緒に綴じておきます。
Q. パートや夜勤専従の職員も対象ですか。 A. 介護に関わる職員は対象になります。集まりにくい勤務形態ほど、複数回に分ける、録画を使うといった工夫が要ります。誰が受けたかの一覧で抜けを見つけます。
Q. 外部の研修は、義務の研修として数えられますか。 A. 内容が該当する分野を扱っていれば、数えられる場合があります。受講の証明と資料を事業所の記録として残します。判断に迷う場合は、所管の自治体に確かめます。
Q. 研修の記録は何年残しますか。 A. 運営に関する記録の保存年数に合わせます。年数は市町村の条例で違うので、所轄の市町村に確かめてください。義務づけられている研修の記録は、とくに揃えて残します。
Q. 外部の研修に参加した記録だけで、事業所の研修になりますか。 A. なりません。参加した人が戻って伝える形にして、伝達研修の記録を別に残します。参加証は資料として一緒に綴じます。
Q. 新しく入った人への研修は、いつまでに行いますか。 A. 種別によって求められる時期が違います。入職後速やかに行うことが求められるものがあるので、所轄の市町村に確かめてください。遅くとも1か月以内に一巡させる形が多く使われています。
Q. 研修の時間は勤務時間に含みますか。 A. 事業所が実施を指示した研修は、勤務時間として扱うのが一般的です。扱いに迷う場合は、所轄の労働基準監督署に確かめてください。時間外になる場合の手当も、あわせて決めておきます。
Q. 少人数で、講師を用意できません。 A. 都道府県や職能団体の教材、公表されている資料を使って、管理者が講師をする形で構いません。誰が講師をしたかを記録に残すことが要件になります。外部講師でなければならない決まりは、多くの場合ありません。
Q. 研修を録画するとき、利用者が映り込んでも大丈夫ですか。 A. 映り込まない場所で撮ります。事例を扱う場合も、個人が特定できる情報は外します。録画の保存期間と、見られる人の範囲も先に決めておいてください。
Q. 研修の担当者が毎年替わります。 A. 引き継ぎの紙を1枚作っておいてください。年間の予定、使った資料の場所、外部の講師の連絡先。この3つがあれば、替わっても続きます。